Hỏi xin một bức thư giới thiệuViết một bức thư giới thiệu không bao giờ là một công việc đơn giản. Bạn phải lựa chọn một cách cẩn thận người nào có thể “giới thiệu” bạn và vạch ra kế hoạch thời gian và tiếp cận người đó. Phải luôn ghi nhớ rằng: Không được phép trì hoãn.
Hỏi xin thư giới thiệu từ một người biết rõ về bạn
Khi bạn quyết định hỏi xin thư giới thiệu
du hoc my, không nên nghĩ quá đơn giản về những lớp học hay một dự án nào đó mà bạn đã hoàn thành tốt: hãy nghĩ về những thầy cô giáo hay người hướng dẫn nào biết rõ nhất công việc và thành tích của bạn. Các thành viên hội đồng tuyển sinh tìm kiếm bằng chứng rằng người viết thư giới thiệu phải quen thuộc với công việc của bạn. Nếu điều này không được thể hiện rõ trong bức thư, đơn giản đó là một lá thư không đáng tin và thiếu sức nặng. Nếu bạn xin được thầy cô có khả năng viết và diễn đạt tốt thì càng tốt.
Bạn nên xây dựng mối quan hệ tốt với các thầy cô giáo, ví dụ ở lại một chút sau giờ học chính khóa hỏi han về chuyện bài vở, tích cực tham gia vào tiết học của thầy cô đó, hay đơn giản là nở 1 nụ cười và chào khi bắt gặp trên đường, v.v. Đừng hành động giả tạo, hay cũng đừng biến bản thân thành kẻ nịnh hót, trơ trẽn. Hơn nữa, tốt nhất là nên có một số thầy cô giáo thân và hiểu bạn.
Số lượng người viết thư cho bạn phụ thuộc vào số thư trường yêu cầu (thường là 2). Thư giới thiệu cũng nên đồng đều, không thiên lệch về 1 lĩnh vực nào cả, nên bạn cũng nên xin thư từ những người thuộc các lĩnh vực khác nhau. Có nhiều trường còn ghi rõ yêu cầu 1 giáo viên dạy môn khoa học tự nhiên và 1 người dạy môn khoa học xã hội, v.v.
Ngoài ra, bạn cũng nên xin thư giới thiệu từ người có danh tính tốt hoặc đã từng học ở trường bạn muốn nộp đơn, nhưng phải nhớ là quan trọng là người đó có hiểu rõ về bạn.
Hỏi xin sớm
Đừng bao giờ chờ đến giờ chót, nhất là khi hiện nay số lượng học sinh Việt Nam nộp hồ sơ đi du học đang tăng lên rất nhanh, có rất nhiều học sinh, cũng như bạn, muốn các thầy cô giáo viết thư giới thiệu cho mình. Vì thế tốt hơn cả bạn nên đề xuất càng sớm càng tốt việc viết thư giới thiệu đối với các thầy cô giáo, nhất là những thầy cô thường được nhiều người xin. Việc viết thư giới thiệu mất nhiều thời gian, nên khi bạn hỏi xin sớm thì người viết thư giới thiệu cho bạn có nhiều thời gian để suy ngẫm cho lá thư của bạn.
Bạn cũng không nhất thiết phải xin thư giới thiệu vào lớp 12. Nếu trong năm học lớp 11 hay lớp 10 bạn thật sự có mối quan hệ tốt với một thầy cô giáo nào, và nhất là khi thầy cô không quá bận bịu với công việc, bạn có thẻ hỏi xin thư giới thiệu để dùng cho khi nộp đơn sau này.
Bạn nên cho thầy cô biết rõ về hạn chót, và bạn cần khéo léo nhắc họ sau đó, vì thầy cô bận việc quá có thể quên.
Khi hỏi xin thư giới thiệu từ một ai đó, bạn nên gặp và xin trực tiếp với người đó
Hỏi xin trực tiếp
Khi hỏi xin thư giới thiệu từ một ai đó, bạn nên gặp và xin trực tiếp với người đó, như thế sẽ dễ dàng hơn trong việc đề đạt những lời gợi ý nho nhỏ và giúp bạn giải đáp với họ những thắc mắc nếu có. hơn nữa việc này sẽ cho họ biết là bức thư giới thiệu này quan trọng với bạn đến nhường nào.
Cung cấp thông tin tài liệu cần thiết cho người viết
Ở Việt Nam các thầy cô giáo ở một số nơi vẫn chưa thực sự quen thuộc với việc viết thư giới thiệu và mối quan hệ thầy trò vẫn chưa thực sự cá nhân và thật cụ thể, nên họ rất có thể không biết rõ về việc bạn hăng hái tham gia các hoạt động xã hội như thế nào hay bạn có một niềm đam mê ngoài học thuật (ví dụ như bơi lội hay đánh đàn, v.v.). Vì thế bạn nên nói chuyện với thầy cô giáo, hoặc viết ra giấy đưa cho thầy cô, cung cấp cho họ những thông tin về thành tích hay hoạt động nổi bật của bạn, hay những đặc điểm, tính cách thú vị mà bạn muốn đề cập.
Việc cung cấp thông tin chi tiết cho người viết thư giới thiệu cho bạn rất quan trọng để giúp họ có một cái nhìn sâu sắc hơn về con người bạn và vì thế, có thể viết cho bạn những lời nhận xét tích cực và cụ thể về bạn.
Nên và Không Nên
Thư giới thiệu cung cấp cho hội đồng tuyển sinh những thông tin có thể có hoặc không có trong bộ hồ sơ của bạn, bao gồm cả thành tích học tập và làm việc, nhận xét về tính cách và các chi tiết cá nhân phân biệt bạn với các ứng viên khác. Một cách thiết yếu, một bức thư giới thiệu là một tài liệu tham khảo cá nhân giải thích tại sao trường đại học nên ghi nhận các thành tích và tính cách của bạn.
Một bức thư giới thiệu viết tốt sẽ là một lợi thế với bạn, và ngược lại nếu viết tồi nó có thế cản trở con đường học tập của bạn.
NÊN
- Chọn người viết thư giới thiệu là người hiểu rõ về bạn và viết tốt về bạn.
- Có thể hỏi xin thư giới thiệu từ nhà tuyển dụng, giáo sư, các nhân viên quản trị trong trường hay bất cứ ai mà hiểu biết về khả năng của bạn.
- Hỏi xin thư giới thiệu trực tiếp, không viết email hỏi.
- Cho người viết biết tại sao bạn cần bức thư giới thiệu của họ.
- Đề cập đến những chi tiết cụ thể mà bạn muốn được bao gồm trong bức thư.
- Viết thư cảm ơn sau đó.
- Giữ lại một vài bản copy của bức thư giới thiệu. Bạn có thể sẽ lại cần đến nó trong tương lai.
KHÔNG NÊN
- Đừng chờ đến phút chót. Hỏi xin và chắc chắn bạn sẽ nhận được một bức thư giới thiệu càng sớm càng tốt.
- Đừng yêu cầu ai đó phải nói dối.
- Đừng bao giờ giả chữ kí.
- Đừng chọn người viết thư chỉ vì chức vị của họ. Chỉ cần chọn ai đó có một chức vị, quan trọng nhất là biết rõ về bạn.
- Đừng chọn người viết kém.
- Đừng quên nói *cảm ơn*. Một bức thư giới thiệu thực sự là một tài sản đáng quý.
Viết thư giới thiệu cho người khác
Viết một bức thư giới thiệu cho ai đó là một trọng trách và không nên xem nhẹ. Trước khi bạn đồng ý với nhiệm vụ này, phải chắc chắn rằng bạn biết rõ bức thư dùng để làm gì và ai sẽ là người đọc nó. Bạn cũng biết chắc chắn những thông tin như thế nào được mong chờ từ bạn.
Nếu bạn cảm thấy mình không thể truyền đạt một cách thích hợp các thông tin cần thiết, bạn có thể đề nghị kí một bức thư đã được thảo ra bởi người yêu cầu bạn viết. Việc này khá phổ biến và thông thường có lợi cho cả hai bên. Tuy nhiên, trước khi bạn kí cái gì viết bởi người khác, phải chắc chắn rằng bức thư giới thiệu phản ánh trung thực ý kiến thực sự của bạn. Bạn cũng nên giữ lại một vài bản copy của bức thư.
Đi theo lối mòn
Sự thật đúng là một bức thư càng cụ thể bao nhiêu thì càng hiệu quả bấy nhiêu, hơn nữa, viết bất cứ một bức thư nào cũng đòi hỏi sự sáng tạo của người viết. Tuy nhiên, các bức thư giới thiệu vẫn luôn giống nhau ở cấu trúc, nội dung và cách sắp xếp thông tin. Nói một cách khác, viết thư giới thiệu khá là công thức. Suy nghĩ theo cách này sẽ giúp công việc viết của bạn dễ dàng hơn, không chỉ thế, nó còn làm cho sự giới thiệu của bạn hiệu quả hơn.
Đặt bạn vào vị trí người đọc
Người đọc bức thư của bạn chắc chắn đã đọc hằng trăm thư giới thiệu trước đây, và lại chỉ có một lượng thời gian hữu hạn để đọc nó. Các nhân viên tuyển sinh đã có bảng điểm và điểm thi các kì thi chuẩn hóa của thí sinh. Bên cạnh đó, họ cũng có thế phỏng vấn ứng viên. Vì thế, họ chỉ cần bạn cung cấp cho họ 4 thứ sau
- Cảm nhận rằng bạn có đủ điều kiện và vì thế những gì lá thứ này thể hiện đáng để xem xét.
- Cảm nhận rằng bạn là người hiểu biết đủ rõ về ứng viên để có thể đánh giá một cách chính xác và chắc chắn.
- Cảm nhận rằng bạn có đang chịu trách nhiệm với ứng viên hay không.
- Cái nhìn vào chiều sâu tính cách của thí sinh. Cái nhìn này không thể có được từ bảng điểm, và thường càng không đến từ một cuộc phỏng vấn.
Yêu cầu của một bức thư giới thiệu
a. Sự đáng tin cậy của người viết: Chuyên môn và chức vụ của người viết là gì? Liệu vị trí của họ có thích hợp để viết một bức thư giới thiệu cho bạn không? Điều này thể hiện ở tiêu đề bức thư hoặc chữ kí
b. Mối quan hệ của người viết đối với cá nhân: Người viết là người giám sát, giáo sư hay đồng nghiệp của thí sinh? Người viết đã đánh giá hoặc quan sát tài năng và thành tích của thí sinh trong bao lâu? Điều này thể hiện ở trong một câu đoạn văn mở đầu.
c. Nhận xét chung của người viết về cá nhân: Người viết đưa ra những nhận xét như thế nào - rất tích cực, nửa chừng hay là điều gì khác? Điều này cần làm rõ trong câu chốt của đoạn văn mở đầu và khẳng định lại trong phần kết.
d. Các đánh giá về các mặt tính cách khác
Các ví dụ cụ thể:
- Niềm yêu thích lĩnh vực đã chọn
- Hoài bão
- Nghiêm túc với công việc học tập
- Khả năng lãnh đạo
- Tính cách cá nhân
Điều này cần làm giải thích chi tiết trong phần thân bài.
Dàn ý tham khảo của một bức thư giới thiệu
Thông thường thư giới thiệu bao gồm từ 5 đến 9 đoạn văn, có thể từ 200 đến 600 từ. Sau đây là dàn ý tham khảo. Bạn cũng nên tìm kiếm trên mạng để biết cách trình bày bức thư.
a. Mở bài
Độ dài: Một đoạn văn gồm khoảng 2 câu văn
Nội dung:
Câu 1: Nêu rõ mục đích của bức thư, nôm na là bạn đang viết một bức thư giới thiệu cho một cá nhân nào đó.
Câu 2: Giải thích bạn quen biết cá nhân đó như thế nào. Nêu rõ bạn đã quen người bạn giới thiệu tại đâu và trong bao lâu. Phải thật rõ ràng về mối quan hệ làm việc/học tập trong đó. Có nghĩa là, giải thích cụ thể cá nhân đó là người trợ giúp, đồng nghiệp hay là học sinh của bạn…
b. Thân bài
Độ dài: Gồm từ 2 đến 6 đoạn văn, mỗi đoạn gồm khoảng 2 đến 4 câu văn
Nội dung:
Đoạn văn số 2: Chuyển tiếp đến các nội dung cụ thể trong phần còn lại của thân bài. Sử dụng đoạn văn này để đánh giá thí sinh một cách tổng quát.
Từ đoạn văn số 2 đến số 6: Giải quyết các mặt tính cách đã được đề cập tới ở trên, những vấn đề bạn cảm thấy là cần thiết, hợp lí, và bạn đã được biết một cách trực tiếp. Bao gồm cả các mẩu chuyện nhỏ để củng cố sự đánh giá của bạn. Đánh giá từ 1 đến 2 mặt tính cách trong mỗi đoạn văn.
Đoạn văn cuối cùng của phần thân bài: Nếu thích hợp, giải thích tại sao ứng viên lại tìm kiếm một vị trí mới/trường học mới.
c. Kết bài
Độ dài: từ 1 đến 2 đoạn văn, mỗi đoạn gồm khoảng 2 câu
Nội dung: Thể hiện sự tin tưởng của bạn vào cá nhân mà bạn giới thiệu. Nêu rõ mức độ tự tin của bạn về việc cá nhân đó có phù hợp đối với vị trí đang tìm kiếm đó hay không.
Truyền đạt ý kiến chung của bạn về cá nhân
Khi bạn xem xét cả hai khả năng - người đọc bức thư sẽ không có nhiều thời gian để đọc bức thư và sự thật là ấn tượng ban đầu không những mạnh mẽ mà còn khó mà vượt qua được, mọi việc trở nên rất rõ ràng: việc truyền đạt ý kiến chung của bạn về cá nhân cần phải được thực hiện trước nhất trong bức thư giới thiệu.
Trong thực tế, người viết thư giới thiệu gần như luôn luôn thể hiện phần lớn ý kiến thật của họ về cá nhận trong phần mở đầu. Vấn đề là ở chỗ người viết thường không ý thức được vấn đề này. Vì thế, việc bạn nhận thức được thông điệp bạn gửi đi khi mở đầu và chắc chắn rằng thông điệp đó phù hợp với giọng điệu chung của toàn bức thư là rất QUAN TRỌNG.
Ví dụ:
Cách mở đầu (trong ngoặc đơn là mức độ đánh giá về cá nhân)
This letter is in reference to (Very low)
This serves as a letter of reference for (Fairly low)
I am pleased to write this letter of recommendation for (Average)
I am pleased to recommend (Fairly high)
It is a genuine pleasure and honor for me to recommend (Very high)
Viết thư giới thiệu cho chính bạn
Việc viết thư giới thiệu có thể mất thời gian, và sự thật là ít thầy cô ở Việt nam quen với việc viết thư giới thiệu, nên có thể có trường hợp thầy cô giáo bạn xin viết thư giao cho bạn một phần hoặc tất cả công việc viết thư giới thiệu. Nếu bạn ở trong trường hợp phải tự viết thư giới thiệu cho mình, hãy ghi nhớ:
- Bạn có đến hai khán giả, người kí bức thư và người nhận nó. Trong khi bạn phải làm hài lòng cả hai bên, người kí bức thư là quan trọng hơn, cho nên tốt hơn cả là cố gắng viết từ cái nhìn của họ.
- Tuân theo dàn ý thư giới thiệu đã được lập ra ở trên.
- Thư giới thiệu không phải là 1 bản kể lể thành tích hay cá tính. Hãy tập trung và một số đặc điểm tính cách cá nhân là điểm mạnh nhất của bạn, nhưng cũng cần phải ý thức rằng việc tập trung quá nhiều vào một đặc điểm có thể làm lá thư thiếu sâu sắc.
- Tốt hơn cả là nên trung thực với chính bản thân bạn về các điểm mạnh và điểm yếu của bạn. Đừng viết một bức thư theo hướng bù đặp những khuyết điểm của bạn. Nếu bạn không biết rõ điểm mạnh và điểm yếu của mình (quan trọng trong suốt quá trình nộp đơn!), bạn nên đặt câu hỏi cho chính bản thân mình, hoặc cho người thân, bạn bè bveefvaf yêu cầu họ trả lời khách quan.
- Ngoại trừ trong trường hợp được yêu cầu cụ thể, trình bày một bức thư hoàn chỉnh – sẵn sàng để kí. Nếu người kí vẫn muốn thêm hoặc bớt đi cái gì, chấp nhận điều đó một cách nhã nhặn.